ایجاد پایگاه های علمی در میان بعضی از مؤسسات تخصصی که بر فروش اطلاعات تخصصی سازمان خود تکیه دارند تقریباً امر مشترکی است. آقای رمای کیس[۶۹] از مؤسسه مشاوره ای مدیریت، تعریف جامعی از دانش مدیریت ارائه داده است :
“به زبان ساده، مدیریت عبارت است از خلق، تصرف، تبدیل، بهره گیری و تبادل سرمایه فکری یک شرکت، در واقع مدیریت، تفکر اندیشمندانه یک سازمان درباره محصولات، خدمات، فرآیندها، بازاریابی و رقبای خود است. مدیریت، با دیگر فعالیت های اطلاعاتی خود، مثل دانش مدیریت -که مستلزم جمع آوری اطلاعات داخلی مانند داده های مالی و بازرگانی است- در ارتباط است و این اطلاعات و داده ها را با داده های مرتبط بیرونی مثل تواناییهای رقبا در می آمیزد.”
با روش های مختلفی چون مراجعه به پروژه های انجام شده قبلی، تخصص کارکنان، یادداشت های تحقیقاتی موردی و منابع موجود از یک قرار قبلی، اطلاعاتی گردآوری می شود. متخصصان اطلاع رسانی شاغل در سازمان نظام های اطلاع رسانی، برای توسعه، راه اندازی و بهره گیری از این پایگاه های اطلاعاتی نقش بارزی ایفا میکنند.
اخیراًً، برای جستجو و اشتراک اطلاعات، از اینترنت و وب استفاده می شود. گسترش اینترنت همانند توسعه خدمات اشتراک اطلاعات، بر تعداد دانشکده ها، اساتید و دانشجویان افزوده است. با توسعه فن آوری وب و توسعه مرورگرهایی[۷۰] مانند Internet explorer و Netscape، استفاده از این خدمات از سطح دانشگاهی فراتر رفت. اکنون، بسیاری از شرکت ها برای توسعه محصولات و یافتن تریبونی برای ارتباط با مردم از اینترنت استفاده میکنند. تقریباً همه شرکت های عمومی، نتایج مالی، پیشینه شرکت، نشریات و مشخصه های تولیدات خود را بر روی اینترنت منتشر میکنند. با توسعه رمزگذاری های بسیار مطمئن داده ای برای حفاظت از اطلاعات شخصی- مثل کارت های اعتباری- محصولات بیشتر و بیشتری از طریق اینترنت فروخته می شود. گروههای فشار، سازمان های دولتی و انجمن های تخصصی، همگی حضور دارند و موتورهای جستجوی[۷۱] پیشرفته تری برای کاوش داده های مفید تهیه شده است.
اینترنت، برای متخصصان اطلاع رسانی ، که نه تنها باید از پیشرفت ها با خبر باشند بلکه باید خود را با آن ها همگام کنند، چالش های جدیدی را پدید آورده است. اینترنت، برای بسیاری از متخصصان غیر اطلاع رسانی، امکان جستجوی ارزان اطلاعات را فراهم آورده است. اکنون، کتابداران متخصص در نقش فردی ظاهر شده اند که در حوزه موضوعی خود تخصص دارد و میتواند برای یافتن اطلاعات مورد نیاز، کاوشگران مبتدی را یاری دهد یا در صورت ناتوانی اینترنت در حل تمام مشکلات اطلاعاتی مراجعین، منابع اطلاعاتی جایگزینی را معرفی نمایند. بسیاری از سازمان ها امکان اتصال افراد به اینترنت از روی رایانه رومیزی آن ها را فراهم میکنند. (رضایی شریف آبادی، ۱۳۷۳، ۴۶-۵۳)
تهیه کنندگان اطلاعات، با ارائه محصولات خود روی شبکه وب به مقابله با شیوه های سنتی بازاریابی خود برخاسته اند. این شیوه معمولاً شکل ساده شده خدمات درون خطی آن ها است و اکنون به این وسیله بازارهای مردمی جدیدی یافته اند که از شیوه های جستجوی دستوری موتور کاوش استفاده نمی کند. Knight ridder، Dun & Bradstreet وMAID نمونه ای از فراهم آورندگانی هستند که صفحات وبی طراحی کردهاند. بعضی از شرکت ها، محصولاتی تولید کردهاند که فقط از طریق اینترنت در دسترس است. نمونه این شرکت ها، شرکت Internet Securities است که در ارائه انتشارات و اطلاعات مالی بازارهایی مانند اروپای شرقی، آمریکای مرکزی و جنوبی و چین (به هر دو زبان اصلی و انگلیسی) تخصص دارند. بعضی شرکت ها، متصدیان اطلاعاتی اینترنتی را گماشته اند که وظایفی چون شناسایی و ایجاد امکان بهره گیری از منابع اطلاعاتی مرتبط در داخل سازمان، ارائه خدمات آموزشی و راهنمایی، و مشاوره به بهره گیران را بر عهده دارند.British Telecom از جمله این موارد است.
کارخانهها ابزار و وسایل بهداشتی- فراهم آورندگان اطلاعات پزشکی- دسترسی مجانی بهره گیران آمریکایی و انگلیسی به تعدادی از پایگاه های پزشکی از جمله پاب مد را بر روی اینترنت فراهم آورده اند. این فراهم آورندگان، با بهره گرفتن از قرارداد حق مؤلف برای درخواست اصل منابع و دریافت حق اشتراک مشتریان غیرآمریکایی و غیر انگلیسی بر روی اینترنت، درآمد کسب میکنند.
به نظر میرسد از زمان تکنولوژی اطلاعات تا انطباق استفاده از تکنولوژی وب با سازماندهی و اطلاعات درون سازمانی شرکت ها، جهش کوچکی رخ داده باشد. استفاده از مرورگرهایی که در آن ها به جای اتصال به سازمانی بیرونی، اطلاعات را در رایانه های داخل سازمان ذخیره میکنند، باعث شده است تا ذخیره و تهیه اطلاعات سازمان تغییر اساسی نماید. اینترنت اطلاعات زیادی درباره سازمان ها ارائه میدهد. معمولاً، سازمان ها یا شرکت های بزرگ، از واحدها و شرکت های تابع مختلفی برای بسط ارتباطات خود استفاده میکنند. این سازمان ها برای تهیه اطلاعات، توسعه استاندارد، اشاعه اخبار و ارتباط با واحدهای اقماری، سکوی ساده ای ایجاد میکنند. مثلاً شرکت Unilever از ایجاد سیستم خبری اینترانتی خبر میدهد که از آن برای انعکاس پیغام های شرکت به کارکنان خود در کل اروپا استفاده میکند. تحقیقی که در سال ۱۹۷۷ بر روی ۷۳۷ شرکت بزرگ انجام گرفت نشان داد که اگرچه فقط ۴ درصد شرکت های بزرگ انگلیسی اینترانت کاملی را ایجاد کردهاند اما یک سوم این شرکت ها مترصد و یا درحال ایجاد یک شبکه اینترانت میباشند. دلیل اصلی این کار سهولت دستیابی به همه انواع اطلاعات است. بر اساس تحقیقات IDC به نظر میرسد که تکنولوژی های اینترنت و اینترانت تا سال ۲۰۰۰ با نرخ رشدی برابر با ۵۰ درصد در هر سال در حال توسعه اند.
اکنون سوگیری بازار به سمت ایجاد اینترانت های ساده است. شرکت میکروسافت، یک نرم افزار آموزشی شصت دقیقه ای تولید کردهاست که برای ایجاد سریع و ساده یک اینترانت، بهره گیران را یاری میکند. سوترون [۷۲]، شرکت راه حلهای نرم افزاری، محصولاتی با نامهای DB3/Txt، Web publisher و DB/Tex works ارائه کردهاست که به غیر متخصصین اجازه میدهد تا به سادگی یک شبکه اینترانت یا اینترانت را راه اندازی کنند. یکی از ویژگی های این نرم افزار تبدیل خودکار متن به زبان HTML است.
با افزایش استفاده از اینترنت و اینترانت، ضرورت حرکت ساده بین دو محیط رایانه ای احساس می شود. اینترانت های گروهی- غالباً با امکانات امنیتی لازم- برای استفاده بهره گیران از اطلاعات عمومی موجود در اینترنت و یا خدمات هزینه مداری که فرآهم آوردگان اطلاعاتی چون Dun و Bradstreet توسعه دادهاند، امکان اتصال به اینترنت را فراهم می آورند. مثلاً مؤسسه رویتر[۷۳] محصولی با نام کاوشگر اخبار رویتر[۷۴] را تولید کردهاست. این نرم افزار، یک آگاه گر[۷۵] اخبار شخصی است که با بهره گرفتن از حساب احتمالات و گزینش اخبار مرتبط از طریق مقایسه اخبار با پرونده اطلاعات شخصی افراد، اخبار و اطلاعات تازه را روی رایانه های شخصی آن ها می فرستد. این روش به «فن آوری فشاری» موسوم است.