- تعهد و پشتیبانی مدیریت ارشد سازمان در جهت دهی به افراد و کنترل دست یابی به اهداف مرتبط با پیاده سازی سیستم در کسب و کار
مطالعه ادبیات موضوع نشان میدهد که با توجه به این که پیاده سازی سیستم مدیریت منابع سازمان نیازمند طراحی کل فرایند کسب و کار و ساختار سازمانی است، حمایت مدیریت ارشد خصوصاً در مراحل اولیه پروژه از اهمیت بالایی برخوردار است. برای موفقیت کلیه پروژه های فناوری اطلاعات، حمایت مدیریت ارشد که میتواند در قالب هدایت پروژه و نظارت بر پیشرفت پروژه در کل چرخه عمر آن باشد، رکن بسیار مهمی به شمار می رود (Sawah et al., 2008; Yusuf et al., 2006). اگر چه نقش مدیریت میانی و سایر پرسنل نیز بسیار با اهمیت میباشد؛ لیکن در صورتی که مدیریت ارشد به طور دائم مسئولیت ها و وظایف پروژه استقرار سیستم را به دیگران تفویض نماید، احتمال شکست پروژه به شدت افزایش خواهد یافت. حمایت مدیریت ارشد سازمان در تمایل آن ها به فراهم ساختن منابع و اختیارات لازم در جهت مدیریت موفق پروژه، اتخاذ تصمیمات سریع و پشتیبانی و حمایت در پذیرش پروژه در داخل سازمان تعریف می شود. مدیریت ارشد باید در تمام مراحل پروژه استقرار سیستم، مشارکت کافی داشته باشد و به نظارت مستمر و ارائه راهنمایی های لازم در مورد پروژه بپردازد، نقش و اهمیت سیستم های جدید و ساختارآن را برای پرسنل در جهت دستیابی به اهداف مشترک و نوین سازمان بیان نماید و سیاست ها، اهداف، مسئولیت ها و نقش های جدید در سازمان را به طور کامل تعیین کرده و به برنامه های آموزشی سیستم های جدید را در تمام سطوح سازمان توجه لازم داشته باشد. بنابرین از آن جا که مدیریت ارشد که دارای دانش گسترده ای از فرایند های عملیاتی سازمان میباشد، قادر به نظارت بر پیاده سازی سیستم، حمایت پروژه به طور مستقیم، پاسخگویی به ذی نفعان و نظارت بر انجام وظایف افراد بوده و دارای آگاهی کامل از تغییرات میباشد. همچنین حمایت مدیر ارشد میتواند منجر به کاهش مقاومت کارکنان، تشویق کارکنان به مشارکت در استقرار سیستم و اهمیت درک این پروژه در داخل سازمان گردد. بنابرین کارکنان، کاربران سیستم و واحدهای مختلف سازمان نسبت به مشارکت فعالانه در پروژه و حمایت از پیاده سازی ERP ترغیب میشوند (Wang et al., 2008; Grabski and Leech, 2007).
- مدیریت انتطارات افراد از سیستم و ایجاد درک درستی از قابلیت ها و ویژگی های سیستم در دیدگاه کارکنان سازمان
از آنجا که هدف اصلی و اولیه پروژه های پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان، ایجاد انسجام و یکپارچگی میان حوزه های مختلف کاری میباشد، لذا وجود یک همکاری نزدیک بین این بخش ها جهت ایجاد نگرش مشترک از سیستم به عنوان یک پیش نیاز شناخته می شود. مدیریت ارتباطات مؤثر و انتظارات موجود در سطوح مختلف سازمان از آن جهت ضروری میباشد که نقش به سزایی در مطلع شدن کارکنان از اهداف، فعالیت ها، حوزه عمل و تغییراتی که که به واسطه پیاده سازی سیستم در سازمان ایجاد خواهد شد، دارد. بر این اساس، مدیریت پروژه میتواند در از بین بردن شکاف بین تکنولوژی، سازمان و کاربر مؤثر واقع شود. چرا که به دلیل فعالیت هایی از قبیل مهندسی مجدد فرآیندهای سازمان، ارائه پشتیبانی به کاربر سیستم، ارائه بازخورد و آموزش به آن ها، نقش مهمی در از بین بردن ناسازگاری بین فن آوری، سازمان و کاربر ایفا میکند و میتواند بر راحتی استفاده و سودمندی درک شده از سوی کارکنان سازمان تاثیر بگذارد (Basoglu et al., 2007; Cebeci, 2009).
- تعیین اهداف، زمانبندی و تشکیل تیم پروژه توسط مدیر پروژه
دست یابی به یک درک کامل از اهداف و مقاصد پروژه و همچنین راه های دستیابی به این اهداف، در اولین مرحله از اجرای هر پروژه فناوری اطلاعات به عنوان یک امر ضروری و پیش نیاز شناخته می شود. این برنامه باید مزایا و منافع استراتژیک، منابع، هزینه ها، ریسک و زمان مورد نظر در اجرای پروژه و سایر موارد را بوضوح بیان نماید و مسئولیت های سازمان در قبال انجام پروژه را تبیین نماید. همچنین توجیه سرمایه گذاری در این پروژه و فلسفه وجودی آن و همسویی آن با نیازهای سازمان نیز باید به صورت صریح و مشخص در این برنامه مشخص گردد. بنابرین مدیریت پروژه و سازمان باید اطمینان حاصل نمایند که این سیستم از اهداف و چشم انداز سازمان پشتیبانی میکند (Ifinedo, 2008) .بر این اساس، مدیر پروژه باید اهداف پروژه پیاده سازی سیستم مدیریت منابع سازمان را تبیین نماید. این اهداف باید مشخص بوده، قابل اندازه گیری و قابل دستیابی باشد، مرتبط با اهداف سازمان بوده و دارای برنامه زمان بندی باشد. سپس وی باید این پروژه پیچیده را به بخش های کوچک قابل کنترل که اعضای تیم میتوانند بر آن اساس ارزیابی شوند، تقسیم نماید. این امر به به تیم پروژه کمک می کند تا در حین پروژه از هدف اصلی استقرار سیستم منحرف نشود و مدیر پروژه را قادر میسازد تا به مشاهده رفتارها،کنترل رفتار اعضای تیم استقرار و توانمند سازی آن ها در انجام وظایف خود، رهبری تیم و افزایش روحیه افراد بپردازد (Ptak, 2004; Grabski and Leech, 2007). همچنین مطالعه ادبیات موضوع نشان میدهد که گاهی اعضای تیم استقرار به شدت درگیر طراحی مجدد فرایندهای کسب و کار و ایجاد نگرش مثبت در سایرین نسبت به سیستم میشوند تا جایی که فراموش میکنند زمانی را صرف انجام فعالیت های برنامه ریزی شده استقرار نمایند. تهیه بیانیه مأموریت توسط مدیریت پروژه میتواند به اعضای تیم پروژه کمک کند تا درک درستی از اهداف استقرار سیستم به دست آورند. در نتیجه بیانیه مأموریت برای اطمینان از جهت درست اعضای تیم در خلال پروژه اهمیت به سزایی دارد (Kapp et al., 2001).