علائم و آمار و ارقام خام نمایانگر «داده ها» می‌باشند؛
داده ها با تغییر مفهومی تبدیل به «اطلاعات» می‌شوند؛
با ترکیب و تلفیق شبکه‌ای شدن اطلاعات، «دانش» به وجود می‌آید.
تبدیل داده به اطلاعات و اطلاعات به دانش در طول زمان حاصل میشود (افرازه، ۱۳۸۳؛ به نقل از: سرلک و فراتی، ۱۳۸۷: ۱۱ـ۱۲).
۲ـ۱ـ۹٫ نقش اطلاعات در سازمان
برخی اقتصاد‌دان‌ها معتقدند که اطلاعات، چهارمین عامل عمده در تولید (پس از زمین، نیروی کار و سرمایه) می‌باشد که هر روز نیز بر اهمیت آن افزوده میشود (تانسی،[۴۳] ۲۰۰۳: ۵). سازمان چه کوچک باشد و چه بزرگ، در یک جا فعالیت کند یا در چند جا و تولید کننده، فروشنده یا ارائه‌دهنده خدمات باشد، به اطلاعات نیاز دارد. بنابرین درک کاربرد اطلاعات، ماهیت اطلاعات، ارزش اطلاعات و رسانه ها و ساختار گزارش‌دهی با توجه به سطوح سازمان ضرورت دارد (جوادکار، ۱۳۸۲: ۱۳۲).
امروزه، اطلاعات به عنوان منبعی استراتژیک برای سازمان شمرده میشود و در بعضی شرایط نیز، می‌تواند مزیت رقابتی ایجاد کند (صرافی‌زاده و علی‌پناهی، ۱۳۸۲: ص۲۵). بیل گیتس،[۴۴] اهمیت اطلاعات برای سازمان را بدین‌گونه بیان می‌کند: «من یک باور ساده ولی نیرومند دارم؛ شایسته‌ترین روش برای شاخص نمودن سازمان شما در بین رقیبان، و بهترین راه برای پیش افتادن شما از دیگران، بهره‌برداری کارآمد از “اطلاعات” است. دستیابی به اطلاعات لازم و چگونگی استفاده از آن است که برد یا باخت شما را رقم می‌زند» (بیل گیتس، ۱۳۸۰: ۳۱؛ به نقل از: سرلک و فراتی، ۱۳۸۷: ۱۵).
از ویژگی‌های اطلاعات مناسب می‌توان به هدفمند بودن؛ دقیق، مطمئن و قطعی بودن؛ به‌هنگام بودن؛ مربوط بودن؛ تکرارپذیر بودن؛ خوش‌فرم بودن؛ در دسترس بودن و صریح بودن اشاره کرد (برگرفته از: محمودی، ۱۳۸۶: ۵۴ـ۵۶).
۲ـ۱ـ۱۰٫ انواع اطلاعات با توجه به سطوح مدیریت
۲ـ۱ـ۱۰ـ۱٫ اطلاعات برنامه های راهبردی
این اطلاعات دربردارنده هدف یا هدف‌هایی سازمانی است که می‌تواند به سیاست‌های دراز‌مدت سازمان نیز تعبیر شود. فی‌المثل برگشت نرخ سالیانه سرمایه با نرخ ۲۵% یا دستیابی به حداقل سود خالص معین یا اطمینان از توزیع شبکه نظام تلفنی بهینه در کشور، همه در حکم هدف‌های بلندمدت و برنامه‌ریزی‌های راهبردی هستند. اطلاعات برنامه های بلندمدت اعم از خاص یا عام را اطلاعات راهبردی می‌نامند. معمولاً این اطلاعات تابعی از عوامل بیرونی‌اند و توفیق و تحقق آن ها نیز بستگی به هماهنگی بین پدیده‌های برون‌سازمانی دارد (مؤمنی، ۱۳۸۰: ۲۹ـ۳۰).
۲ـ۱ـ۱۰ـ۲٫ اطلاعات برنامه های راهکاری
اطلاعات چنین برنامه هایی برای نظام برنامه‌ریزی عملیات اجرایی و راهکاری سازمان به کار گرفته میشود و از آن ها در حکم بخشی از تصمیم‌های اجرایی سازمان برای تجزیه و تحلیل وضعیت‌ها و فرصت‌ها استفاده میشود. معمولاً برنامه ها از نظر زمانی به دور‌ه‌های بلندمدت، میان‌مدت و کوتاه‌مدت تقسیم می‌گردد. مانند تجزیه و تحلیل فروش و پیش‌بینی‌های فرایند نقدینگی روند تولیدات و موجودی و چگونگی هماهنگی با برنامه ها و همچنین توان‌ها و تنگناهای عملیاتی سازمان و تهیه گزارش از عوامل بیرونی و تأثیرات آن در روند حرکت سازمان برای تحصیل هدف‌ها و تحقق مأموریت‌ها (مؤمنی، ۱۳۸۰: ۲۹ـ۳۰).
۲ـ۱ـ۱۰ـ۳٫ اطلاعات برنامه های عملیاتی
تشابه زیاد برنامه های عملیاتی با فعالیت‌های راهکاری در این است که در این برنامه ها عموماً برنامه‌ریزی در مقیاس زمانی کوتاه‌تری صورت می‌گیرد، مانند برنامه فعالیت‌های ماهیانه و روزانه و بررسی موجودی و عملکرد واحد کنترل کیفی و تهیه گزارش‌های مربوط به آن. اگرچه این اطلاعات درون‌سازمانی است، گاهی اوقات تحت تأثیر عوامل بیرونی نیز قرار می‌گیرد که اطلاع از آن ها برای مدیریت ضروری است. فرایند برنامه های عملیاتی برای تمام سطوح، ساختار سازمانی برای اتخاذ تصمیم صحیح روزانه است و گزارش ارائه شده در حکم خروجی یا ستاده نظام اطلاعاتی مدیریت در نظر گرفته میشود که بایستی حاوی اطلاعات عملکرد زمانی کوتاه‌مدت باشد تا مدیریت را راهنمایی کند. از این‌رو، اطلاعات سطوح مختلف، باید مرتبط با زمان‌های مختلف برنامه‌ریزی باشد. برای سایر وظایف مدیریت مانند سازمان‌دهی، هدایت و برقراری انگیزش و نظارت نیز بایستی برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی اطلاعاتی صورت گیرد. لذا فرایند این اطلاعات که موجب تشکیل و سازمان‌دهی داده های نظام عملیاتی برنامه های عملیاتی میشود، در حکم زیرمجموعه نظام اطلاعاتی مدیریت (MIS) است که به صورت یکسان از طریق ساختار افقی و عمودی و حتی مقابل و با گرایش‌های واکنشی عمل می‌کند (مؤمنی، ۱۳۸۰: ۳۰ـ۳۱).
نمودار ۲ـ۱ـ۳٫ سلسله‌مراتب سطوح سه‌گانه تصمیمگیری و برنامه‌ریزی و کنترل (منبع: مؤمنی، ۱۳۸۰: ۳۱)
۲ـ۱ـ۱۱٫ انواع اصلی اطلاعات کسب و کار
فهرست مشتریان: واقعی و بالقوه، نیازهای آنان، موقعبت اقتصادی و… (اغلب با عنوان «رضامندی» و… خریده و فروخته میشود)
اطلاعات درباره محصولات شرکت: استانداردهای قانونی که موظف به تبعیت کردن از آن ها هستند، چگونگی تولید محصولات، طراحی‌های محصول و… ـ که اغلب تحت عناوین حقوق امتیاز، علامت‌های تجاری ثبت‌شده، حق کپی و… محافظت می‌شوند. شرکت‌ها اغلب باید مبلغ گزافی را بابت گرفتن مجوز برای تولید محصولات دیگر تولیدکنندگان بپردازند (برای نمونه کوکاکولا[۴۵]).
اطلاعات درباره تأمین‌کنندگان واقعی و بالقوه: قابلیت‌ها، موقعیت اقتصادی و…
اطلاعات درباره موجودی و گردش کالاها: سفارش‌ها، موجودی مواد اولیه کالاهای در دست اقدام، ترازهای تولید، اجناس تولیدشده در انبار و…
اطلاعات حسابداری: هزینه های تولید، حساب‌های دریافتی و پرداختی و…
اطلاعات به مثابه محصول یک شرکت: بیشتر شرکت‌ها در زمینه فروش اطلاعات فعالیت می‌کنند ـ برای نمونه انتشاراتی‌ها، دلالان سهام شرکت‌ها، مدارس و دانشکده‌ها، مراکز نرم‌افزارهای کامپیوتری، آژانس‌های تبلیغاتی و… (تانسی، ۲۰۰۳: ۵).
۲ـ۱ـ۱۲٫ نقش سیستم‌های اطلاعات مدیریت در تصمیمگیری
سازمان‌های کارآ به سیستم‌های مطمئنی نیازمندند که آن ها را قادر می‌سازند در هر موقعیت و شرایطی، بهترین تصمیمات ممکن را بگیرند. بنابرین، یک سیستم اطلاعاتی سازمانی باید داده ها را جمع آوری و تحلیل کند و آن ها را در قالب اطلاعات مفیدی که می‌تواند به عنوان اساس دانش کارشناسی در رابطه با تصمیمگیری مورد استفاده قرار گیرد، نمایش دهد. هنگامی که تصمیمات اتخاذ می‌شوند، باید به اطلاع افرادی که آن ها را پیاده‌سازی می‌کنند، برسند، سپس اجرایی شوند و در نهایت، موفقیت یا عدم موفقیتِ اجرا بررسی شود. تصمیم‌ها به طور روز‌افزون با بهره گرفتن از فن‌‌آوری می‌توانند به صورت خودکار پیاده‌سازی شده، و بر همین اساس، رسیدن به اهداف سازمانی با حداکثر کارایی را باعث شوند (تانسی، ۲۰۰۳: ۴).
